Vorhandenen Formatvorlagensatz in vorhandenem Dokument verwenden?

Clipart: Programmsymbol Word

Manchmal ist es erforderlich, einen bereits vorhandenen Formatvorlagensatz in einem anderen ebenfalls bereits existierenden Word-Dokument zu verwenden. Um  zu so einem bereits existierenden Dokument einen Formatvorlagensatz quasi dazu zu laden, sind zwei grundsätzlich zu unterscheidende Vorgänge erforderlich – die Vorarbeit und das eigentliche Einbinden. Dieses eigentliche Einbinden funktioniert allerdings nur, wenn das Dokument im neueren Format *.docx vorliegt.  Für eventuelle Rückfragen bietet sich das Kommentarfeld als Möglichkeit an.

Hinweise zur Vorarbeit

Word setzt voraus, dass Dokumentvorlagen im so genannten Benutzer-Vorlagen-Verzeichnis oder in einem Unterverzeichnis dieses Verzeichnisses vorliegen. Der aktuelle Ort der Benutzer-Vorlagen lässt sich in Word10 wie folgt ermitteln: Zunächst die Registerkarte [Datei], dann [Optionen] (linkes Menü) anklicken. In Word07 funktioniert das ähnlich: Statt der Registerkarte klicken Sie den Office-Button (oben links), dann auf [Word-Optionen] (unten).

Nun scrollen Sie im Menü [Erweitert] bis nach unten. Dort gibt es den Button [Datei-Speicherorte]. Screenshot: DateispeicherortMöchten Sie eine bereits vorhandene Word-Dokumentvorlage nutzen, sollten Sie diese nun zunächst von dem dafür bisher genutzten Unterverzeichnis kopieren und im Benutzer-Vorlagen-Verzeichnis speichern, was Sie eben ermittelt haben.

Anleitung zum Einbinden

Nun können Sie die Formatvorlagen dieser anderen Dokumentvorlage in Ihr aktuelles Textdokument übernehmen, indem Sie wie folgt vorgehen:

  • Wählen Sie  in Word10 den Befehl [Datei] Optionen (Word07: Klick auf den Office-Button, dann [Word-Optionen]).
  • Im sich anschließend öffnenden Fenster klicken Sie in der Menüleiste (links) auf [Add-Ins].
  • Unten im darauf folgenden Fenster findet sich ein Pulldown-Menü mit der Beschriftung “Verwalten:” und dem Vorgabewert [COM-Add-Ins]. Dieses ändern Sie auf [Vorlagen] und klicken auf [Gehe zu…].
  • Anschließend betätigen Sie im neuen Fenster die oberste Schaltfläche [Anfügen…] und wählen die gewünschte Dokumentvorlage. Wenn Sie die Vorarbeiten beachtet haben, sollte die Vorlage nun sofort im vorhandenen Verzeichnis angezeigt werden.
  • Wenn Sie nun mit [OK] bestätigen, dann werden in der Regel die importierten Formatvorlagen im Dokument trotzdem nicht zur Auswahl angeboten. Deshalb ist es sinnvoll, zunächst zusätzlich die Option “Dokumentformatvorlagen automatisch aktualisieren” und anschließend [OK] anzuklicken. Erst danach lassen sich die Formatvorlagen problemlos verwenden.

Sollten Sie in dem entsprechenden Dokument bereits bisher Formatvorlagen mit dem gleichen Namen verwendet haben, so werden die Formate bereits verwendeter Formatvorlagen durch Überschreiben ersetzt.

Für Word 2002/XP bzw. Word 2003 findet sich eine entsprechende Anleitung ebenfalls auf diesem Blog: Anleitung.