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Verteiler erstellen aus vorhandener Kategorie in Outlook07

Verteiler erstellen aus vorhandener Kategorie in Outlook07 published on

Am 24. Februar diesen Jahres wurde ich schon mal gefragt, wie das denn wohl ginge unter Outlook07, auf kürzestem Weg einen Verteiler anzulegen, wenn schon eine entsprechende Kategorisierung vorhanden sei. „Damals“ 😉 twitterte ich den Link der PC-Welt. Das war zwar sicher eine sehr sinnvolle Antwort für fortgeschrittene NutzerInnen von Outlook 2003. Für AnfängerInnen in Outlook07 ist jedoch offenbar eine andere Be-Schreibung nützlicher, was ich an dieser Stelle dokumentiere. Dann findet es sich auch schneller als bei der letzten Suche – durch ältere Twittermeldungen zu scrollen, erscheint mir doch eher weniger komfortabel :o.

Schritt 1) Sortieren der Kontakte nach Kategorien

Wechseln Sie zu den Kontakten (Menüleiste „Wechseln zu“). Um nun alle Kontakte nach ihren Kategorien zu sortieren, wählen Sie entweder zunächst „Ansicht“ und klicken ggf. auf den kleinen Doppelpfeil, der nach unten zeigt, falls Sie keine Auswahl angezeigt bekommen. Alternativ klicken Sie auf die entsprechende Anzeigespalte der Kategorien in der aktuellen Übersicht. Als Nächstes markieren Sie alle Einträge, die zu der Kategorie gehören, für welche Sie einen Verteiler erstellen möchten.

Erstellen Sie nun eine neue Mail. Entweder wählen Sie den Weg über die Menüleiste > Aktionen > Erstellen > Neue Nachricht an Kontakt oder Sie ziehen die markierten Adressen mit gedrückter linker Maustaste auf „E-Mail“ in der Menüspalte. Im Adressfeld dieser Mail finden Sie alle zuvor markierten Kontakte. Anschließend kopieren Sie die Einträge in die Zwischenablage (z.B. via [Strg]+[C]). Schließen Sie die Mail, ohne sie zu versenden (NICHT speichern!)

Schritt 2: Verteiler anlegen

Klicken Sie dazu in der Menüleiste > Datei > Neu auf  „Verteilerliste“. Vergeben Sie einen Namen für den neuen Verteiler. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitglieder auswählen“. Fügen Sie jetzt unter „Zur Verteilerliste hinzufügen“ den Inhalt der Zwischenablage ein.

Wenn Sie nun dieses Fenster schließen, kann es sein, dass Sie Rückfragen erhalten, falls es bei einem (oder mehr als einem) Eintrag Ihres Adressbuchs mehr als eine Mailadresse gibt. In diesem Fall wählen Sie die gewünschte Adresse aus und klicken „OK“ an.

Speichern Sie Ihre neuen Verteilerliste (Speichern & Schließen). Bitte beachten Sie, dass Änderungen in der Kategorie bzw. in einzelnen Kontakten Ihres Adressebuchs für die Verteilerliste NICHT automatisch übernommen werden. Wollen Sie die Verteilerliste mit einer Kategorie versehen, ist das genau auf dem gleichen Weg möglich, als wenn Sie einem Kontakt eine Kategorie zuweisen – z.B. via rechter Maustaste.

[Aktualisiert/ Ergänzt am 10.09.2009]