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Outlook: Kontakte importieren aus Excel

Outlook: Kontakte importieren aus Excel published on

Grafik: Outlook soll Kontakte aus Exceltabelle erhaltenAus der Sparte „Tipps und Tricks“: was ist zu beachten, wenn Kontakte in Outlook 2007 importiert werden sollen, die als Excel-Tabelle vorliegen?

  1. Die Tabelle muss im Format Excel97-2003 vorliegen. Das gilt auch dann, wenn der Import der Datei in Outlook 2007 erfolgen soll. Abhilfe schafft im Notfall, die vorhandene Tabelle im Kompatibilitätsmodus zu speichern – erkennbar an der Datei-Endung *.xls
  2. Für die zu importierenden Daten muss zunächst in Excel festgelegt werden, in welchem Bereich sich die zu importierenden Daten befinden.Dies erfolgt am Einfachsten durch Setzen einer Markierung. Handelt es sich um den gesamten Tabellen-Inhalt, so lässt sich das ab Excel 2007 am Einfachsten dadurch erreichen, dass Sie die Tastenkombination [Strg][A] verwenden.
  3. Der so markierte Bereich muss nun noch einen Namen bekommen. Unter Excel 2007 gibt es zwar die Möglichkeit, Namen automatisch für alle Spalten/Zeilen eines Bereichs zu vergeben (Register [Formeln], Gruppe [Definierte Namen], [Aus Auswahl erstellen]). Dies führt hierbei jedoch zu fehlerhafter Benennung. Statt dessen ist aus der eben genannten Gruppe der Button [Namen definieren] zu verwenden. Alternativ täte es auch die Tastenkombination [Alt][F3].
  4. Datei speichern und schließen. An Vorbereitungen in Excel war es das dann auch „schon“…

Anschließend sind die Kontakte in Outlook 2007 auf dem normalen Weg zu importieren: Menüeintrag [Datei][Importieren/Exportieren…]. Nun öffnet sich der Import-/Export-Assistent . Aktivieren Sie den ersten Punkt „Aus anderen Programmen/Dateien importieren“. Anschließend folgen Sie den Angaben, die Ihnen vorgeschlagen werden.

Beachten Sie, dass die Feldzuordnung nur dann vollautomatisch vorgenommen werden kann, wenn die Feldnamen von Outlook erkannt werden können. Anderenfalls ist hier noch etwas Zusatzarbeit erforderlich. Rückfragen können gern in den Kommentaren hinterlassen werden.