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Indirektes Arbeiten in Excel

Indirektes Arbeiten in Excel published on

Clipart: Excel-IconNeulich stand ich vor folgender Aufgabe: Eine Mitarbeiterin findet 2 Excel-Tabellenblätter innerhalb einer Arbeitsmappe vor. In beiden Tabellen finden sich die gleichen Personen. Die eine Tabelle enthält alle Personen „einfach“. In der anderen Liste finden sich die selben Personen mehrfach wieder – je nach der Zuordnung zu ihrer Abteilung. Jede Person kann mehr als einer Abteilung zugeordnet sein.

Die Aufgabe besteht darin, dass für Personen je Abteilung eine Liste erstellt werden soll. Was normalerweise über das Verwenden von (Auto-)Filtern möglich sein sollte. Die Liste soll allerdings u.a. die Anschriften der Personen enthalten. Diese Anschriften befinden sich jedoch idealerweise nur in der „Gesamtliste“. Die Zuordnung zur jeweiligen Abteilung befindet sich dort leider nicht. Wie lässt sich das innerhalb von Excel 2003 lösen?

Zunächst hielt ich die Funktion „INDIREKT“ für die geeignete Lösung. Es stellte heraus, dass ich dazu durchaus Einiges im Netz fand, vor allem  bei den Funktionsbeschreibungen von Peter Haserodt, aber auch bei Office-Hilfe.com. Allein- damit wäre es nicht getan – selbst dann nicht, wenn ich – wie ja auch möglich – den entsprechenden Bereichen separate Namen geben würde – wie ebenfalls bei Peter Haserodt beschrieben – auch für Anfänger_innen verständlich:

Da die Listen unterschiedlich lang sind, ist das leider keine echte Lösung. Schließlich enthält eine der Listen Doppeleinträge. Wir haben dann entschieden, die Adressen in beiden Listen zu belassen, jedoch auf manuelle Doppeleinträge zu verzichten. Zukünftig wird statt dessen mit Verknüpfungen gearbeitet. Auch dies wird sehr schön bei www.online-excel.de beschrieben, weshalb ich das hier jetzt lediglich verlinke.

Um sicherzustellen, dass auf der „Doppelliste“ wirklich nur Verknüpfungen vorhanden sind, lässt sich mit der so genannten Bedingten Formatierung arbeiten. Grundlagen werden hier beschrieben: Bedingte Formatierung. Netterweise ist bei dieser Art der Formatierung unerheblich, ob es sich hierbei um Verknüpfungen handelt. Nichtsdestotrotz begegnete uns dann hier doch noch einmal die oben beschriebene INDIREKT-Funktion – so schließt sich der Kreis.

Was hier jedoch erreicht werden soll, ist zugegebenermaßen keine echte Grundlage mehr, sondern die Variante für Fortgeschrittene;). Um die Arbeitsschritte verständlich zu machen, benutze ich die u.a. Quellen.

  1. Um dem fraglichen Bereich einen Namen zu geben, sollte hier NICHT so verfahren werden, wie ich das sonst gern empfehle -> Bereich (oder Spalte) markieren und dann oben links im Namenfeld den entsprechenden Namen einfügen. Vielmehr sollte hier so verfahren werden, dass zunächst über das Menü [Einfügen] [Namen] [Definieren auszuwählen ist.
  2. Nun ist oben ein Name anzugeben (z.B. NOFORMEL). Anschließend ist im unteren Bereich des Fensters (Feld: [Bezieht sich auf:]) das folgende einzugeben bzw. via Copy+Paste zu übertragen:
    =ZELLE.ZUORDNEN(48;INDIREKT(„ZS“;))

Nun ist noch die bedingte Formatierung zu setzen. Dazu ist zunächst der betreffende Bereich zu markieren. Anschließend ist über das Menü [Format] das Fenster [Bedingte Formatierung…] zu öffnen. Dort ist nun statt „Zellwert ist“ „Formel ist“ auszuwählen.Anschließend folgt das Gleichheitszeichen, gefolgt vom oben beschriebenen/festgelegten Bereichsnamen – im Beispiel wäre das dann „=NOFORMEL“ (ohne Gänsefüße!).

Durch Nutzen des Buttons [Format…] ist nun noch die gewünschte Formatierung festzulegen.

Mir erscheint es allerdings wesentlich sinnvoller, die Bedingung „umzukehren“: Nur solche Zellen sind zu markieren, die keine Formel enthalten!

Daher ist nun noch die genannte Formel wie folgt zu ergänzen:

NOFORMEL=NICHT(ZELLE.ZUORDNEN(48;INDIREKT(„ZS“;0)))

Voilá – das war´s.

Wie das unter Excel 2007 bzw. Excel 2010 zu lösen ist, wird in den nächsten Tagen ergänzt.

 

Quellenangabe und mehr Informationen: