Skip to content

Etiketten erstellen mit der Serienbrief-Funktion

Etiketten erstellen mit der Serienbrief-Funktion published on 1 Kommentar zu Etiketten erstellen mit der Serienbrief-Funktion

Clipart: Programmsymbol WordIn Word07 lassen sich ähnlich einfach wie in bisherigen Word-Versionen Etiketten erstellen, um sie z.B. für den Weihnachtskartenversand zu nutzen. Auch wenn viele der so genannten „Assistenten“ abgeschafft wurden – den für die Serienbrieffunktion gibt es noch. Er findet sich auf der Registerkarte „Sendungen“ in der Gruppe „Seriendruck starten“. Dort führt Sie ein Klick auf „Seriendruck starten“ zu der Möglichkeit, diesen zu starten: „Seriendruck-Assistent mit Schritt für Schritt-Anweisungen…“

Rechts neben dem aktuellen Dokument wird eine Spalte eingeblendet.

  1. Option „Etiketten“ wählen, anschließend unten auf  „Weiter: Dokument wird gestartet“ klicken.
  2. „Etikettenoptionen…“ anklicken.
    Ein zusätzliches Fenster öffnet sich. In diesem ist anzugeben, welcher Etikettentyp bedruckt werden soll (Hersteller + Produktnummer). Sollten Sie mit einem dort nicht aufgelisteten Produkt arbeiten, können Sie über den Button „Neues Etikett…“ die entsprechenden Angaben auch manuell vornehmen.
    Mit „OK“ bestätigen.
    Als nächstes können Angaben wie die Schriftart + -größe sowie die Absendeangaben festgelegt werden. Es reicht aus, diese auf dem ersten Etikett einzutragen.
    Anschließend geht es weiter mit „Weiter: Empfänger wählen“
  3. Im 3. Schritt wählen Sie die Datenquelle. Hier entscheiden Sie, ob Sie eine vorhandene Liste verwenden wollen oder ob Sie zum Beispiel die in Outlook vorhandenen Kontakte nutzen möchten. Sollten Sie sich für Letzteres entscheiden, kann dies Fehlermeldungen erzeugen wie z.B. „Das Microsoft Office Access-Datenbankmodul konnte das Objekt “ nicht finden. Stellen Sie sicher, dass das Objekt vorhanden ist und dass die Namens- und Pfadangaben richtig eingegeben wurden.“ oder „MAPI-Ordner oder Adressbuch nicht gefunden“.
    In einem Artikel, der in den nächsten Tagen folgt, wird das Verfahren beschrieben, mit welchem Sie solche Etiketten direkt aus Outlook07 heraus starten können.
    Anschließend geht es weiter mit „Weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten an“
  4. Nun haben Sie die Wahl, entweder einen der vorgegebenen Adressblöcke zu verwenden oder via „Weitere Elemente“ festzulegen, welche Teile des Adressblocks an welcher Stelle der Etiketten gedruckt werden sollen. Ich empfehle die zuletzt genannte Variante immer dann, wenn es z.B. darum geht, unterschiedliche Schriftgrößen für einzelne Zeilen zu verwenden.
    „Alle Etiketten aktualisieren“ repliziert den Inhalt des ersten Etikettenfeldes auf die übrigen Felder. Sinnvoll: Darauf achten, dass der Cursor im ersten Etikett ganz oben steht. Falls Ihnen an dieser Stelle auffällt, dass etwas zu viel oder zu wenig Abstand hat, können Sie das erste Etikett ändern und die Funktion zur Replikation erneut nutzen.
    Anschließend geht es weiter mit „Weiter: Vorschau auf Ihre Etiketten“.
  5. Im 5. Schritt können Sie sehen, wie Ihre Etiketten aussehen werden. Bei Korrekturbedarf geht es zurück über „Zurück „Ordnen Sie Ihre Etiketten“. Anschließend geht es weiter mit „Weiter: Seriendruck beenden“.
  6. Im 6. Schritt empfiehlt es sich, die Zusammenführung über „Individuelle Etiketten bearbeiten“ vorzunehmen. Dadurch wird (nach Klick auf „OK“) ein separates Dokument erzeugt. Wird dieses nach (!) dem Druck gespeichert, haben Sie einen einfachen Nachweis, für welche Datensätze die Etiketten erzeugt wurden.

Quellen und mehr Informationen:
Häufig gestellte Fragen zur Seriendruckfunktion in Word 2003, Word 2007 und Word 2010
Umsteigen von Word 2003 auf Word 2007
Interaktives Referenzhandbuch Word03/Word07
SERIENBRIEF mit Assistent (Umfangreich bebilderte Anleitung via webschool)

Aufgrund einer entsprechenden Recherche folgt auf diesem Blog in den nächsten Tagen ein Artikel, der sich mit der Frage befasst, wie sich Etiketten erzeugen lassen aus Kontaktdaten, die in Outlook07 enthalten sind und mit Kategorien versehen wurden.

1 Kommentar