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Bedingte Formatierung in Excel – na UND?

Bedingte Formatierung in Excel – na UND? published on 2 Kommentare zu Bedingte Formatierung in Excel – na UND?

Clipart: Excel-IconNachdem ich bereits innerhalb dieses Artikels die bedingte Formatierung erwähnte, gibt es hier jetzt ein weiteres Beispiel zur praktischen Anwendung. Angenommen wird, dass in einer Tabelle doppelte Datensätze enthalten sind, die es zu kennzeichnen gilt. Wer diese auch gleich löschen will, findet anderswo andere Lösungen – hier geht es um das Kennzeichnen.

Kennzeichnen doppelter Datensätze

  1. Sortierung vornehmen nach den eindeutigen Kriterien (z.B.: Nachname, Vorname, Geburtsdatum)
  2. In einer separaten Spalte eine Formel/Funktion erstellen, die da lautet =UND(D1=D2;E1=E2), wenn in Spalte D der Nachname steht, in Spalte E der Vorname. Soll zudem das Geburtsdatum Berücksichtigung finden, ist die Formel entsprechend zu erweitern =UND(D1=D2;E1=E2;F1=F2), wenn sich in Spalte F das Geburtsdatum findet.
  3. Spalte benennen, z.B. mit „Doppelte“ (ohne Gänsefüße).

Um nun die doppelten Datensätze hervorzuheben, bietet sich die bedingte Formatierung an. Dazu ist einfach die gleiche Formel/Funktion noch einmal einzutragen an der Stelle, an der eine bedingte Formatierung möglich ist. Anschließend ist noch eine auffällige Formatierung vorzunehmen (z.B. fett/rot für eine zutreffende/wahre Bedingung.

Anschließend ist ein Doppelklick auf die „Auto-Ausfüllen“-Markierung (Cursor verwandelt sich in ein schwarzes Kreuz – unten rechts) nützlich. Dieser bewirkt, dass die Funktion bis zur ersten freien Zelle nach unten kopiert wird. Wer also eventuelle Leerzellen in der Spalte links neben der Spalte mit der eben beschriebenen Funktion zu berücksichtigen hat, sollte auf jeden Fall kontrollieren, ob sich die Funktion (samt der bedingten Formatierung des Ergebnisses) auch tatsächlich bis an den Schluss der Spalte findet. Aber auch allen Anderen empfehle ich die stichprobenartige Kontrolle der Ergebnisse.

Unter Excel 2003 stellte sich heraus, dass in einer Zelle enthaltene Leerzeichen dazu führten, dass der Inhalt der Zellen als „falsch“ erkannt wurde, obwohl in der darüber stehenden Zelle scheinbar der gleiche Inhalt enthalten war.

Um die so hervorgehobenen Datensätze zusammenzufassen, braucht es nun die Umwandlung der Ergebnisse in „Werte“.

  • Bei noch von der Übertragung der Formeln her bestehender Markierung den Inhalt der Markierung in die Zwischenablage kopieren (z.B. via [Strg][C]).
  • Nun in einer noch freien Spalte auf der gleichen Höhe mit der rechten Maustaste klicken und ausschließlich die Werte einfügen. Interessanterweise wird bis zur Version Excel 2002/XP die (bedingte) Formatierung der Zellen mit übertragen. Ab Excel 2003 (also auch unter 2007/2010) erfolgt die Übertragung ohne Formatierung.
  • Jetzt vorübergehend die Sortierung ändern auf „Absteigend“ nach der zweiten (!) Überschrift „Doppelte“.

Voilà – nun stehen die Datensätze beieinander, welche die gleichen Bedingungen erfüllen – also deren Inhalt entweder „wahr“ oder eben „falsch“ ist. Wobei „falsch“ in diesem Zusammenhang bedeutet, dass es sich hier nicht um einen doppelten Datensatz handelt.

Bis zur Version 2003 ist allerdings leider eine kleine Einschränkung bei der Sortierung zu berücksichtigen: Die maximale Anzahl der Kriterien beläuft sich hier auf 3 unterschiedliche Kriterien.

 

2 Kommentare

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